Gérer les inscriptions à l’école, les réservations pour le centre de loisirs ou le paiement de la cantine peut vite devenir un parcours complexe. Pour vous accompagner dans votre gestion administrative familiale, le portail familles de la Ville de Toulon a été conçu comme une solution unique. Ce guide pratique vous offre toutes les clés pour maîtriser cet outil numérique et anticiper l’organisation de vos enfants.
- Découvrez comment créer votre compte famille et constituer votre dossier.
- Maîtrisez le calendrier des inscriptions pour ne manquer aucune date d’ouverture.
- Apprenez à effectuer vos réservations pour la cantine, l’accueil périscolaire et les vacances.
- Comprenez les démarches spécifiques pour un Projet d’Accueil Individualisé (PAI).
- Gérez vos factures et réalisez votre paiement en ligne en toute sécurité.
- Trouvez un contact utile et une assistance humaine en cas de besoin.
Qu’est-ce que le portail familles de Toulon ?
Un outil centralisé pour simplifier votre quotidien familial
Le portail familles de Toulon est votre espace numérique personnel et sécurisé, accessible 24h/24 et 7j/7 depuis n’importe quel appareil connecté. Il centralise la quasi-totalité des services municipaux dédiés à vos enfants, de la petite enfance à l’adolescence. L’objectif est de vous rendre autonome dans la gestion de vos démarches en ligne, en évitant les déplacements et les contraintes horaires. Vous pouvez ainsi organiser la vie scolaire et extrascolaire de vos enfants directement depuis chez vous, avec un suivi en temps réel de l’avancement de votre dossier.
Les services disponibles sur le portail familles
Cet outil regroupe de nombreuses fonctionnalités pour couvrir tous les aspects de la vie de votre famille à Toulon. Vous pouvez y accéder pour :
- Les inscriptions scolaires (maternelle et élémentaire).
- Les demandes d’inscription en crèche municipale.
- Les réservations pour les activités de l’accueil périscolaire (garderie matin et soir, restauration scolaire).
- Les réservations en centre de loisirs pour les mercredis et les vacances scolaires.
- Les inscriptions aux activités sportives municipales.
- Le paiement en ligne des factures pour tous les services municipaux utilisés.
- Le dépôt de pièces justificatives et la mise à jour de votre dossier famille.
Créer et gérer votre compte sur le portail familles Toulon
Comment s’inscrire pour la première fois ? Les étapes clés
La création de votre compte famille est la première étape pour accéder à l’ensemble du service. La procédure est guidée et rapide.
- Accédez au portail : Rendez-vous sur l’adresse officielle et sécurisée : https://portail-familles.toulon.fr.
- Créez votre compte : Cliquez sur « Créer mon compte ». Vous devrez remplir un formulaire avec votre nom, prénom, date de naissance, numéro de téléphone et votre adresse mail, qui servira d’identifiant.
- Activez votre compte : Vous recevrez un courriel de confirmation contenant un code de validation. Saisissez ce code sur le portail pour finaliser l’activation.
- Complétez votre dossier famille : Une fois connecté, complétez les informations sur votre foyer (adresse, situation familiale, enfants à charge). C’est à cette étape que vous pourrez télécharger votre premier document, un justificatif de domicile de moins de 3 mois.
Une fois que les services de la Mairie de Toulon auront validé votre dossier famille, vous recevrez une notification par mail et pourrez accéder à toutes les fonctionnalités de réservations et de paiement.
Se connecter à votre espace personnel
Pour vos futures connexions, utilisez simplement votre adresse mail et le mot de passe choisi lors de votre inscription. En cas d’oubli, la fonction « Mot de passe oublié » vous permettra de le réinitialiser de manière sécurisée.
Les documents essentiels à fournir pour l’inscription
Pour que votre dossier soit complet et que vos tarifs soient calculés au plus juste, préparez les pièces suivantes au format numérique (scan ou photo lisible). Ces documents vous seront demandés par le portail familles lors de vos différentes démarches :
- Un justificatif de domicile de moins de 3 mois.
- Une photocopie du livret de famille ou un acte de naissance pour chaque enfant.
- Une photocopie des pages de vaccination du carnet de santé de l’enfant (DT Polio obligatoire).
- Votre dernière attestation de paiement de la CAF ou votre dernier avis d’imposition pour le calcul du quotient familial.
- Des attestations de travail pour tous les adultes vivant au foyer.
- Une fiche sanitaire de liaison, à télécharger et remplir.
- En cas de besoin, le dossier de Projet d’Accueil Individualisé (PAI) dûment complété.
- En cas de garde alternée, la situation est spécifique : il faut créer deux dossiers, un par parent. Chaque parent gère ses propres inscriptions et réservations depuis son compte famille.
Calendrier des inscriptions et réservations pour l’année
Inscriptions scolaires (maternelle et élémentaire)
Les inscriptions pour la rentrée 2025/2026 ouvriront à partir du 10 mars 2025. Cette démarche concerne les premières entrées en maternelle, en CP, ainsi que les nouveaux arrivants à Toulon. La procédure se fait entièrement en ligne par le portail familles.
Inscriptions aux activités périscolaires (matin, midi, soir)
L’accueil périscolaire (matin de 7h30 à 8h30, midi de 11h30 à 13h30, soir de 16h30 à 18h00) nécessite une inscription annuelle. Pour l’année scolaire 2025/2026, les inscriptions ouvriront le 10 mars 2025. Une fois que les services auront validé votre dossier, vous pourrez effectuer vos réservations de créneaux tout au long de l’année, en respectant un délai de 15 jours avant la date souhaitée.
Réservations pour les centres de loisirs (mercredis et vacances)
Les réservations en centre de loisirs sont très demandées. Il est primordial de respecter les dates d’ouverture des réservations. Toute demande envoyée avant la date et l’heure indiquées ne sera pas traitée. La validation de votre dossier administratif en amont est une condition obligatoire mais ne garantit pas une place.
Pour les mercredis de l’année scolaire 2025/2026 (du 3 septembre 2025 au 1er juillet 2026) :
- Ouverture des réservations : lundi 16 juin 2025 à 8h30.
Calendrier des réservations pour les vacances scolaires :
| Période de vacances | Date et heure d’ouverture des réservations |
|---|---|
| Été 2025 (7 juillet au 22 août 2025) | Lundi 7 avril 2025 à 8h30 |
| Toussaint 2025 | Lundi 25 août 2025 à 8h30 |
| Noël 2025 | Lundi 20 octobre 2025 à 8h30 |
| Hiver 2026 | Lundi 15 décembre 2025 à 8h30 |
| Printemps 2026 | Lundi 16 février 2026 à 8h30 |
| Été 2026 | Lundi 20 avril 2026 à 8h30 |
À noter pour l’été 2025 : un nouveau centre de loisirs « La Mer » (6-12 ans) ouvrira aux plages du Mourillon. Plusieurs autres centres seront déplacés temporairement, consultez les détails sur le site de la ville de Toulon.
Demandes d’inscription en crèche municipale
Les pré-inscriptions en crèche pour la rentrée de septembre se font également par le portail familles. Les demandes pour 2025 seront ouvertes à partir du 3 juin 2025. La commission d’attribution des places se réunit ensuite pour statuer sur les dossiers.
Inscriptions aux activités sportives municipales
Le portail vous donne aussi accès aux inscriptions pour les activités sportives proposées par la ville de Toulon. Les dates d’ouverture pour l’année scolaire 2025/2026 seront communiquées ultérieurement, généralement à partir de fin juillet.
Le Projet d’Accueil Individualisé (PAI) : démarches spécifiques
Comprendre le PAI et télécharger les formulaires
Si l’accueil de votre enfant nécessite un aménagement spécifique en raison d’une allergie, d’une maladie chronique ou d’un handicap, un Projet d’Accueil Individualisé (PAI) est indispensable. Ce document officiel organise la prise en charge de votre enfant en toute sécurité. Vous devrez télécharger et remplir les formulaires disponibles sur le portail famille :
- Parties 1 et 2 du PAI : renseignements administratifs et adaptations souhaitées.
- Partie 3 du PAI : choisissez la fiche qui correspond à la pathologie de votre enfant parmi les modèles proposés. S’il n’en existe pas de spécifique, utilisez la fiche standard.
- Fiche « Protocole panier repas » : si votre enfant doit apporter son propre repas en raison d’une allergie alimentaire. Ce document doit être daté et signé.
Processus de dépôt et de validation de votre dossier PAI
Le montage du dossier de projet d’accueil doit être rigoureux. Une fois que les parties du PAI sont remplies par vos soins et par le médecin traitant (joindre une ordonnance de moins de 3 mois), vous devez remettre le dossier complet au Pôle Famille. Le service accueil des familles se chargera de le faire valider par le médecin scolaire et les différentes instances. L’accueil de votre enfant ne sera possible qu’après la validation finale du PAI par la ville de Toulon. Anticipez ces démarches, car le processus peut prendre plusieurs semaines.
Gestion des médicaments d’urgence et renouvellement du PAI
Si des médicaments d’urgence sont prescrits, préparez une trousse (petit sac isotherme identifié au nom de l’enfant) contenant les traitements. Assurez-vous que les noms sur l’ordonnance correspondent exactement à ceux sur les boîtes. Le Projet d’Accueil Individualisé (partie 3 et ordonnance) doit être renouvelé chaque nouvelle année scolaire pour garantir la sécurité de vos enfants.
Gérer vos réservations et paiements en ligne
Modifier ou annuler vos activités et séjours
Le portail famille vous offre une grande flexibilité. Vous pouvez modifier ou annuler une réservation (cantine, accueil périscolaire, centre de loisirs) directement depuis votre espace personnel. Respectez impérativement le délai de prévenance indiqué dans le règlement intérieur des activités, qui est généralement de 15 jours, pour éviter toute facturation.
Consulter vos factures et effectuer vos paiements en ligne
Fini le papier ! Toutes vos factures sont dématérialisées et accessibles sur le portail. Vous pouvez consulter l’historique et suivre vos consommations en temps réel. Le paiement en ligne est sécurisé et constitue la méthode la plus simple pour régler vos factures à tout moment. Ce suivi en temps réel simplifie grandement la gestion administrative familiale.
Les différentes options de paiement disponibles
La ville de Toulon propose plusieurs solutions de paiement pour s’adapter à chaque famille. Les paiements et justificatifs d’absence sont à fournir exclusivement au Pôle Famille :
- Paiement en ligne par carte bancaire : via le portail familles.
- Prélèvement automatique : la solution la plus confortable pour ne plus y penser.
- Paiement par téléphone : en contactant le Pôle Famille.
- Paiement par chèque : à l’ordre du Trésor Public, à déposer au guichet ou à envoyer par courrier.
- Paiement en espèces : uniquement en vous rendant au Pôle Famille.
Besoin d’aide ? Contacter le Pôle Famille de Toulon
Coordonnées et horaires d’ouverture du Pôle Famille
Pour toute question ou si vous rencontrez des difficultés, une assistance humaine est disponible. Voici chaque contact utile :
- Adresse : Pôle Famille – 20 rue Robert Schuman, 83000 Toulon.
- Téléphone (numéro vert gratuit) : 0 800 73 23 90.
- Mail : guichet_famille@mairie-toulon.fr.
- Courrier postal : Mairie de Toulon – Direction Accueil des Familles et des Seniors – Service Accueil des Familles – Avenue de la République CS 71407 – 83000 Toulon.
- Horaires d’ouverture du guichet : du lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30.
Accompagnement et solutions en cas de difficultés
Des dysfonctionnements (bugs, difficultés de connexion) peuvent survenir. Si vous êtes confronté à un problème, le Pôle Famille est votre interlocuteur privilégié. Des agents sont formés pour vous aider à finaliser vos démarches en ligne ou à trouver une solution alternative. Un ordinateur est mis à disposition au guichet durant les semaines d’ouverture des inscriptions pour vous accompagner. L’objectif est de proposer un service public accessible à tous.
Alternatives aux démarches en ligne (mail, courrier, sur place)
Si vous ne souhaitez pas passer par le portail familles, il existe des alternatives. Vous pouvez effectuer vos démarches sans passer par l’outil numérique. Par exemple, pour les réservations aux mercredis ou aux vacances, vous pouvez télécharger et remplir les formulaires (fiche d’inscription, fiche sanitaire, dossier famille selon votre situation) et les renvoyer par mail ou les déposer directement au Pôle Famille. Cette option est une solution pour garantir un système d’inscription plus équitable pour tous.
Améliorations futures du portail et application mobile
La ville de Toulon, consciente des attentes des usagers pour un portail numérique fiable, travaille avec son prestataire pour corriger les dysfonctionnements techniques. Une application pour smartphone, annoncée comme plus fluide et ergonomique, est en cours de développement. Elle visera à améliorer encore l’expérience utilisateur et à offrir un service d’assistance humain plus réactif en complément.
Les avantages clés du portail familles Toulon pour les parents
Malgré les défis techniques, l’utilisation du portail famille présente des bénéfices concrets pour votre organisation. Il représente un gain de temps considérable, puisque toutes les démarches sont réalisables à distance. La centralisation de tous les services municipaux sur une seule plateforme simplifie le suivi de votre dossier. Enfin, le suivi en temps réel des réservations et des places disponibles vous donne les moyens d’ajuster votre planning familial avec une meilleure visibilité, ce qui est un atout majeur pour la gestion administrative familiale au quotidien.
